Protokollmanager
Der Protokollmanager unterstützt neben Erstellung, Versand und Fortschreibung von allen Arten von Besprechungsprotokollen und Aktennotizen die gesamte Besprechungslogistik mit Einladungen, Tischvorlagen, Protokollen, ToDo-Listen und umfangreichen Such- und Historiefunktionen.
Er ist eine effektive Hilfe für Projektsteuerung, Planung, Bauleitung, Objektüberwachung und Sekretariat, also alle, die viel Protokolle zu schreiben und die Erledigung von Aufgaben zu überwachen haben. Neben Sicherheit und Zeitersparnis durch einmal geführte Daten bietet der Protokollmanager viele weitere Funktionen, die eine manuelle Protokollführung nie leisten kann.
Der Protokollmanager ist für alle Projektbeteiligten und besonders für Projektleitung und Sekretariat ein effektives und zeitsparendes Werkzeug, dessen Investition sich in kürzester Zeit bezahlt macht.
Programmbedienung
Basis für den Protokollmanager ist eine Datenbank zur strukturierten Erfassung von Besprechungsprotokollen und die konsequente, zeitsparende Weiterverwendung einmal eingegebener Daten. Je nach Besprechungstyp kann der gesamte Ablauf oder nur der reine Protokollteil angewendet werden.
Status quo
In der derzeitigen Praxis werden Protokolle häufig im Textsystem erfaßt, auf ein nächstes Protokoll kopiert, dort ergänzt und fortgeschrieben. Arbeitspunkte, ToDos werden einzeln in Wiedervorlagen übertragen. Zusätzlich werden auch noch Einladungen und Versandanschreiben geschrieben. Eine gezielte Suche nach Stichworten oder Besprechungspunkten ist nur zeitaufwendig über die Ablage möglich. Versandhistorien müssen parallel in extra Listen geführt werden.
Mit dem Protokollmanager
Die Arbeitserleichterung beginnt schon bei der Einladung. Eingetragen werden lediglich der vorgesehene Termin, Ort, Zeit usw., die Teilnehmer und die Themen. Daraus werden über die Projektbeteiligtenliste automatisch Einladungen erzeugt und diese sogleich in der Versandhistorie eingetragen. Rückmeldungen können terminlich überwacht werden.
Aus dem gleichen Datenbestand werden dann einfach per Knopfdruck die Tischvorlagen erzeugt.
Nach der Besprechung wird das Protokoll geschrieben. Dazu werden die bereits vorhandenen Daten lediglich ergänzt - Termin, Ort, Uhrzeit, Teilnehmer und Verteiler - und schließlich die einzelnen Besprechungspunkte protokolliert. Darin können festgehalten werden: Gliederung, Beschreibung, Erledigt/Unerledigt, Termin, Bearbeiter und vor allem die Fortschreibung oder Aufsplittung über Folgebesprechungen hin. Damit läßt sich später die komplette Besprechungshistorie nachverfolgen. Es besteht die Möglichkeit zu internen Kommentaren, die im offiziellen Protokoll natürlich nicht ausgedruckt werden, aber jederzeit gezielt gesucht oder ausgewertet werden können.
Aus den Protokolleinträgen werden dann auf Knopfdruck die Besprechungsprotokolle generiert und laut Verteiler zum Versand bereitgestellt. Die Gestaltung der Protokolle ist individuell. Die Protokolle können direkt ausgedruckt oder als pdf-Datei erzeugt werden. Auch die Ausgabe als HTML-Datei ist möglich. Die Versandanschreiben werden je nach Wunsch für Post-, Fax- oder Emailversand erzeugt und automatisch in die Versandhistorie eingetragen. Rückantworten können wieder überwacht werden.
Bei wiederholenden Terminen beginnt nun der Ablauf von vorn: Einladung, Tischvorlage, Besprechung ...
Durch die strukturierte Ablage in der Datenbank stehen viele Funktionen zur Verfügung, die manuell entweder gar nicht möglich sind oder aber einen großen Aufwand verursachen, z.B. Versandhistorie, Wiedervorlagelisten für interne und externe Projektbeteiligte, Übersicht über sämtliche offenen Punkte, Stichwortsuche über alle Protokolle und Aktennotizen, Besprechungshistorie.
Die enge Verbindung zwischen Protokollmanager und Projekttagebuch gewährleistet die Übernahme der Besprechungstermine und zu erledigenden Aufgaben in die allgemeine Projektdokumentation und komplettiert so per Knopfdruck die Wiedervorlage der Betroffenen und die Projekthistorie.
Leistungsumfang
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Projektbezogene Erstellung von Einladungen, Tischvorlagen, Protokollen, Begleitschreiben |
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Jederzeit aktuelle Protokollübersicht: Verfasser, Thema, Datum, Typ, Ort, Teilnehmer, Verteiler, Versandhistorie |
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Protokollpunkte: Kurztext, Langtext, Soll-/Ist-Datum, Bearbeiter, Erledigungskennzeichen und -datum, viele Zuordnungen |
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Teilnehmer: Funktion, Anwesend von - bis, Bemerkungen |
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Verteiler: Anzahl, Bemerkungen, Versandart |
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Protokollfortschreibung |
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Änderungshistorie der einzelnen Punkte |
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Übergabe zu erledigender Punkte in die Wiedervorlage des Projekttagebuchs |
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Übernahme des Erledigungsdatums in die Protokollhistorie |
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Übersicht über alle Protokolle und alle besprochenen Punkte |
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Stichwortsuche, Wiedervorlage-, Teilnehmer-, Verteilerlisten |
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Versandhistorie: Protokoll, Datum, Empfänger |
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Weitere frei verwendbare Felder |
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Datenexport an andere Programme möglich |
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Protokollayouts individuell fertig konfiguriert mit dem Protokollmanager "Plus" |
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Angeschlossen an den Datenaustausch |
Anwender
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Projektsteuerung |
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Planung |
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Bauleitung |
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Objektüberwachung |
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Sekretariat |
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alle, die viel Protokolle zu schreiben und die Erledigung von Aufgaben zu überwachen haben |
Preise
ab 375 Euro (Einzelplatzsystem) zzgl. gesetzl. MwSt.
Voraussetzung:
BauProCheck-Projekttagebuch.
Datenblatt
Protokollmanager Datenblatt Stand Juni 2008
